Электронные трудовые книжки – новая реальность

ЭТК упрощают устройство на работу и выход на пенсию

Слушать
Остановить
С этого года всем впервые устраивающимся на работу сотрудникам трудовые книжки заводят только в электронном виде. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде. Работодатель отправляет туда электронный отчет по всем кадровым операциям каждого сотрудника. Существующие бумажные трудовые сохраняются до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о желании перейти на электронную версию. Пока этого не произошло, трудовую книжку ему будут вести и в бумажном, и в электронном виде одновременно. А при увольнении или по запросу сотрудника работодатель выдает выписку из трудовой в удобном формате.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) ввели в обиход меньше двух лет назад — с января 2020 года. Можно сказать, что цифровизация сведений о трудовой деятельности даже припозднилась. Мы уже привыкли к электронным больничным, билетам, ПТС и пр.

Как любой электронный документ, трудовая книжка в этом формате обладает преимуществами перед привычной бумажной. Получить доступ к сведениям электронной трудовой проще, чем к бумажной — не надо просить копию у работодателя, можно в любое время дня и ночи скачать данные в личном кабинете на Госуслугах и переслать их по месту требования, что позволяет сделать процесс устройства на работу полностью дистанционным.

Что изменилось

Отвечает за электронные трудовые книжки Пенсионный фонд России (ПФР). Туда работодатели теперь отправляют сведения, которые раньше фиксировали только в трудовых книжках. Таким образом, ПФР стал получать от работодателей полные данные о работниках и может формировать единую электронную базу сведений о трудовой деятельности россиян. В частности, помимо сведений о приеме на работу и увольнении, в ПФР передаются сведения о назначении на новую должность, изменении специальности и квалификации. Ценность такой базы очевидна.

Если работнику понадобится выписка из электронной трудовой книжки со сведениями по текущему месту работы, работодатель обязан предоставить такую выписку в течение трех дней. Выписку могут предоставлять либо, в бумажном виде, либо в электронном, если у работодателя есть возможность заверить ее цифровой подписью.

Также выписку из ЭТК можно запросить на портале «Госуслуги», в личном кабинете на сайте ПФР, многофункциональном центре (МФЦ) либо в клиентской службе Пенсионного фонда. Причем теперь можно сделать запрос не только по месту регистрации, а в любом МФЦ или отделении ПФР.

Как это работает

Если вы решили отказаться от бумажной трудовой, надо подать работодателю заявление в свободной форме о желании перейти на ЭТК. Написать такое заявления можно в любой момент, никаких ограничений нет. Информацию о переходе работника на электронную трудовую передают в ПФР, а бумажная книжка возвращается работнику. Вернуться к старой версии после перехода на электронный формат уже нельзя, закон такого варианта не предусматривает.

При этом бумажная трудовая книжка остается официальным документом, поскольку в ней содержатся сведения о трудовой деятельности до 2020 года.

В скором времени каждый сможет обратиться в ПФР с заявлением о переносе сведений до 2020 года из бумажной в электронную книжку — этот процесс называется ретроконверсия. А пока все эти сведения в ЭТК не перенесены, бумажные книжки надо бережно хранить. Для большей надежности их сохранности лучше сделать электронный скан страниц.

Развенчиваем мифы

Перевод трудовых книжек в электронную форму у некоторых вызывает опасения, связанные с тем, что в цифровые архивы могут закрасться ошибки, из-за которых потеряется часть рабочего стажа или другая информация, от которой зависит размер пенсии. Также звучат опасения, что электронные базы могут потерять важную информацию из-за хакерских атак или сбоев в работе.

В Пенсионном фонде отмечают, что используют электронные базы данных многие годы и на основе этих данных получают пенсию и другие социальные пособия миллионы россиян. Наоборот, в электронном виде значительно проще и быстрее выявлять ошибки и вносить исправления, чем при бумажном документообороте. А риск утраты данных гораздо выше у документов, которые хранятся в бумажном виде, например, из-за пожара или стихийного бедствия.

Мнение эксперта

Андрей Масалович, президент консорциума «Инфорус», эксперт по кибербезопасности, считает, что утрата базы данных электронных трудовых книжек крайне маловероятна, поскольку государственные органы научились хорошо сохранять данные с помощью резервных копий. «Поскольку ПФР хранит информацию лицевых счетов в распределенных системах хранения, риска потерять данные из-за хакерского взлома или системного сбоя просто нет. Так что можно не бояться, что хакеры могут «напасть и сломать», — подчеркнул Масалович.

«Если ПФР перейдет к электронным реестрам, закрепленным в блокчейне, это снимет и риск злонамеренного изменения данных о трудовой деятельности россиян. Но этот риск невелик и сейчас благодаря все тем же резервным копиям, из которых можно восстановить искаженные данные. Так что в электронном виде трудовая книжка фактически неудаляема и, вероятно, в скором времени, будет еще и неизменяемой», — убежден эксперт.

Загрузка